אם נסיעתך לכנס ממומנת על ידי עבודה, תצטרך לעקוב אחר כל הרכישות שלך כדי לקבל החזרי מזון או כדי להצדיק רכישות בכרטיסי אשראי תאגידיים. עלויות אלו בדרך כלל אינן תלויות במספר המשתתפים באירוע שלכם – הם מה שהם. בעת קביעת התקציב שלך, שקול את העלות הכוללת של שכירת חדר ישיבות. זו תהיה ההוצאה הגדולה ביותר שלך, אז תכננו בהתאם.
מיקום הכנס
הוא חיוני ובחירה נכונה היא המפתח להצלחה. הנושא או הנושא של האירוע שלך יקבעו את ההגדרה, קהל היעד או המשתתפים, האורחים והגישה השיווקית. כמו כן, הנושא או הנושא של כנס או סמינר עסקי יקבע את סוג ערוצי השיווק שישמשו לפרסום ואת האנשים המרכיבים את צוות השיווק. לדוגמה, כנס או סמינר עסקי שיווק באינטרנט צפויים להיות מושפעים מערוצי שיווק מקוונים שכן ניתן להגיע לקהל היעד באופן מקוון ולא לא מקוון.
בתי מלון ומרכזי כנסים בנויים לצרכים אלו ולאפשר לאנשים להתמקד בתוכן האירוע
אז אל תזלזלו במקומות המסורתיים הללו. כנסים המושכים מבקרים מערים אחרות זוכות במיוחד לנוחות של מקומות לינה בבתי מלון, תעריפים לקבוצות ורשת מתקדמת כדי להביא את כולם למקום אחד.
כשמדובר באירועים חיצוניים
כנסים הם ההזדמנות הטובה ביותר עבור העסק שלך למשוך עסקים חדשים ולהגביר את נאמנות הלקוחות. הצלחת כנס או סמינר יכולה לקבוע כיצד יראו המשתתפים את העסק או המותג שלך. אירוח כנס עסקי מוצלח יכול להגביר את הנראות שלכם בחברה ולמשוך את תשומת הלב של ההנהלה הבכירה, לכן חשוב לתכנן אותו בקפידה.
לאחר שקבעת שהפגישה אכן תתקיים, עליך לפתח תוכנית שיווקית. לפני שמתחילים לתכנן, כדאי בהחלט לדעת מהן מטרות הפגישה. ברגע שאתה יודע את המטרות שלך לפגישה, אתה יכול להתחיל לתכנן מה תעשה שם.
קח קצת זמן לפני הפגישה
כדי להגדיר מטרות, לתכנן את סדר היום שלך ולערוך רשימה של אנשים שאתה רוצה לפגוש במהלך הפגישה. עכשיו כשיש לך מושג ברור על מה הפגישה שלך ועל כל האירועים שתארח עבור המשתתפים שלך, הגיע הזמן להתחיל לתכנן איך תעביר את החוויה המדהימה הזו. תכנון פגישה יכול להיות מרתיע, אבל רשימת בדיקה מפורטת זו תעזור להבטיח שהתוכנית שלך תהיה הצלחה.
תכנון מבעוד מועד
הוא אחד הדברים החשובים ביותר שאתה יכול לעשות כאשר מתכוננים להשתתף בכנס. ערכו לוח זמנים מפורט לכנס שלכם, שמתחיל מוקדם (8 בבוקר) ומסתיים מוקדם (16:00). בנו צוות לתכנון וניהול הכנס, לתזמן אירועים מיוחדים ולקבוע סיום. התחל להכין רשימה של האנשים שתצטרך לעבוד בוועידה.
סביר להניח שלא תארגן את כל הכנס בעצמך
לא מתוכנן כנס בכל קנה מידה והשפעה בחלל ריק או על ידי אדם אחד – תצטרכו לשתף פעולה עם הארגון שלכם ולהרכיב צוות של אנשים שיוכל לתרום לתפקוד האירוע שלכם. אבל זכור שארגונים רבים בוחרים בצד שלישי כמו J.Shay Event Solutions כדי לתזמן או לנהל חלק מההיבטים (אם לא את כל) הכנס שלהם.
באופן אידיאלי
תרצה להתחיל לתכנן את הכנס שלך שנה מראש עם צוות מלא של צוות מנוסה ותקציב הולם. אבל מי שיודע יגיד לכם שגם מארגן הכנסים הטוב ביותר צריך אסטרטגיה ותוכנית טובה כדי שכל האירועים, במקרה הזה כנס תאגידי, יתנהלו כמו שעון. הנה כמה עצות מועילות שיעזרו לך להתעדכן ולתכנן את הכנס העסקי שלך בצורה מושלמת. ייקח הרבה זמן לכל מארגן כנסים להבטיח ששום דבר לא יישאר בחוץ ושהכנס שלך מתוכנן בקפידה.
זה יכול להיות חלק מאוד פשוט או קשה מאוד מתהליך תזמון הכנס
תלוי כמה זמן הוועידה עומדת להימשך, כמות התוכן שאתה אורז לאורך זמן ומספר האנשים שנכחו בו. לאלו מכם שמתכננים כנס רב-יומי, סדר היום חשוב הרבה יותר מאשר לאירוע חד-יומי. לוח הזמנים שלך ישתנה, אבל ככל שהוועידה מתקרבת, חשוב להפוך את לוח הזמנים שלך לזמין כך שכל השאר יצטרכו לתכנן סביבו תוכניות. עיין ברשימת תכנון הכנסים שלנו למטה ותנו לנו לעזור לכם להפיג את הלחץ בתכנון האירוע הגדול הזה.
למידע בנושא של איך לתכנן כנס מושלם לעסק ומתנות לכנסים באפשרותך לגלוש לאתר giveaway.co.il
קיום תוכנית ניהול ועידה נכונה יכולה לעזור לך להגדיר אסטרטגיה מוצקה למטרות הארגון שלך לטווח הקצר והארוך
עם זאת, לפני שאתם בכלל צוללים לנבכי תכנון הכנס, חשוב להבין את הציפיות של המשתתפים, מה הם מחפשים באירוע שלכם ומה יגרום להם לחזור. להלן חמישה טיפים לתכנון כנסים עסקיים מוצלחים ובלתי נשכחים שיתנו למשתתפים ולבעלי עניין את מה שהם רוצים.
לפני שתוכלו בכלל להתחיל לארגן כנס עסקי
חשוב להגדיר בצורה ברורה את מטרות האירוע שלכם. כדי לתכנן ולארח כנס או אירוע עסקי נהדר, תחילה עליך להחליט מה בדיוק אתה מנסה להשיג. כמו כל מאמץ עסקי אחר, תכנון כנס צריך להתחיל באסטרטגיה.
תכנון הכנס שלך ולוודא שהוא יצליח
הוא אתגר אמיתי, אבל עם 7 השלבים הקלים האלה אתה יכול להפוך כל כנס או סמינר להצלחה. לאחר השלמת כל השלבים הללו, הקפד לעקוב אחר הטיפים הבאים כדי להבטיח שהוועידה שלך תהיה מוצלחת. לאחר שזיהיתם את מטרות הכנס, תוכלו להתחיל לתכנן סדר יום שיעסיק את המשתתפים באלמנטים מהנים התואמים את מטרות הכנס.
אם כן
ואתה רוצה לארח את הכנס המושלם, כמייסד של חברה שהחברה שלה קיימה זה עתה את הכנס השנתי ה-20 שלה, יש לי כמה הצעות. ארגון כנס או סמינר מוצלח דורש תכנון והכנה מדוקדקים. עם תוכנית ניהול הכנס הנכונה, תוכלו להשיג בקלות את יעדי האירוע, להפחית עלויות ולהגדיל את שביעות הרצון של המשתתפים. עבור חברות רבות, ארגון אירועים חיצוני הוא קריטי לשמירה על קשרים עם קהל הלקוחות שלהן והמשך חינוך – תכנון הכנסים נחשב חיוני לפעילותן.
כנסים הם אירועי דגל המהווים את עמוד השדרה של אסטרטגיית הצמיחה העסקית שלך
אז להלן כמה מהסיבות מדוע מצגות וסמינרים עסקיות חשובות. לעתים קרובות יותר מאשר לא, נראה כי כנסים וסמינרים עסקיים פועלים ללא רבב וכל האירועים פועלים בצורה חלקה כמתוכנן.
תכנון ועידה עסקית צריך לכלול הבטחת אנשים עסוקים שהזמן ינוצל היטב. אם הכנס מתוכנן ויתנהל בהצלחה, בעלי העניין יהיו מרוצים, המשתתפים יהיו בעלי מוטיבציה, ואתה תהיה גאה בעבודה שנעשתה היטב.
